Các phương pháp Phân tích công việc

Các phương pháp Phân tích công việc

1.Phương pháp làm bản câu hỏi:

Ở phương pháp này nhà quản trị gởi các câu hỏi đến các đối tượng có liên quan đến việc tìm hiểu các thông tin cho việc phân tích công việc. Các đối tượng mà các nhà quản trị thường đề nghị họ cung cấp thông tin bao gồm:

-Người đảm nhận công việc

-Người giám sát công việc

-Chuyên gia phân tích công việc

-Một nhóm những người với cùng một chức danh công việc.

Tất nhiên không nhất thiết là tất cả các nhân viên đều phải điền vào bản câu hỏi. Người ta có thể chọn một cách ngẫu nhiên cho từng chức danh công việc. Điều đó giúp chúng ta giảm bớt khối lượng thông tin cần xử lý mà vẫn bảo đảm độ chính xác cho phép. Tất nhiên ta có thể phải xác nhận sự đúng đắn của các câu trả lời trong giai đoạn quan sát của nghiên cứu này.

Trong bản câu hỏi ngoài những chi tiết cơ bản như tên tuổi, phòng ban, chức vụ … người chịu trách nhiệm mô tả cần phải mô tả toàn bộ nhiệm vụ, mục đích công việc , khối lượng công việc hoặc số sản phẩm …

Bản câu hỏi phân tích công việc thường đề cập đến các vấn đề sau đây:

-Thông tin chung về vị trí công việc

-Giám sát và chịu sự giám sát

-Các lĩnh vực kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp

-Sử dụng ngôn ngữ

-Sử dụng thị giác và các giác quan khác

-Các quyết định quản lý và kinh doanh

-Các giao tiếp nội bộ và bên ngoài

-Các cuộc họp mà bạn tham dự , làm chủ tọa hoặc làm người dẫn chương trình

-Các hoạt động thể chất

-Sử dụng thiết bị , máy móc và dụng cụ

-Các điều kiện môi trường

-Các đặc tính khác của công việc

Tuy nhiên phương pháp này có những trở ngại, hạn chế:

- Công nhân không thích điền vào bản câu hỏi một cách chi tiết và vì thế sẽ không trả lời đầy đủ.

- Cả công nhân lẫn cấp điều hành không có nhiều thời gian để xử lý bản câu hỏi.

Sau đây là những câu hỏi thường áp dụng để thu thập thông tin cho việc Phân tích công việc:

1.Anh (chị) hãy mô tả một ngày làm việc thông thường?

2.Những trách nhiệm chính trong công việc là gì?

3.Theo anh (chị) những phần quan trọng nhất trong công việc là gì? Tại sao chúng lại quan trọng?

4.Anh (chị) hãy kể tên và trình bày cách thức thực hiện những phần khó nhất trong công việc?

5.Theo anh (chị) những thách thức nhiều nhất trong công việc là gì?

6.Những kiến thức nào quan trọng liên quan đến thực hiện công việc?

7.Những phần việc nào nên được ủy quyền? Cho ai? Như thế nào?

8.Loại tình huống nào thường gây ra căng thẳng nhất trong công việc?

9.Theo anh (chị) công việc đòi hỏi phải tham dự những cuộc họp như thế nào? Sẽ có báo cáo nào?

10.Lĩnh vực nào của công việc thường tạo ra sự hài lòng nhất? Hoặc không hài lòng nhất? Tại sao?

11.Theo anh (chị) có các quan hệ nào trong thực hiện công việc? Điều kiện lao động, quy chế lao động như thế nào?

12.Anh (chị) thường phải giám sát hoạt động công việc của những ai? Ở chức vụ nào?

13.Theo anh (chị) những khóađào tạo, kỹ năng, kinh nghiệm đặc biệt cần có để thực hiện công việc tốt là gì?

14.Các máy móc, dụng cụ nào thường được sử dụng? Công dụng, tính năng, tác dụng, cách thức vận hành?

15.Trong toàn bộ quá trình làm việc, cần phải ra quyết định nào? Thời gian cần thiết để đưa ra các quyết định như vậy?

16.Theo anh (chị) công việc có những yêu cầu trách nhiệm nào về tiền bạc, mức độ an toàn hoặc những giá trị khác?

17.Công việc có những yêu cầu nào về trách nhiệm đối với khách hàng hoặc các mối liên hệ khác bên ngoài công ty?

18.Những tiêu chuẩn được sử dụng để được đánh giá là thực hiện tố công việc là gì?

2. Phương pháp chuyên gia (Phương pháp hội đồng):

Phương pháp này sử dụng một số chuyên gia am hiểu về công việc cần phân tích để thu thập thông tin xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc .Các chuyên gia này có thể là những người đã hoặc đang là người thực hiện công việc đó, cũng có thể họ là người giám sát, quản lý công việc này. Sự hiểu biết sâu sắc về công việc của các chuyên gia sẽ bảo đảm cho chất lượng phân tích công việc được nâng cao .Tuy nhiên điều này cũng chỉ ra rằng phương pháp này phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm của các chuyên gia .Việc tập trung cùng lúc nhiều chuyên gia để đánh giá cũng là một khó khăn

3. Phương pháp quan sát:

Phương pháp này được áp dụng chủ yếu đối với các công việc làm việc bằng chân tay. Người phân tích sẽ quan sát toàn bộ quá trình làm việc của công nhân. Trên cơ sở cáctài liệughi chép được từ nơi làm việc tổng hợp lại để hình thành bản mô tả công việc.

Hạn chế của phương pháp này:

-Rất tốn thời gian và công sức

-Không sử dụng được cho những công việc trí óc.

P5media.Vn

Kĩ thuật xây dựng hệ thống đánh giá năng lực theo 3p

Một trong các phương pháp trảlươngmà được rất nhiều các anh chị hiện nay đang bàn luận và quan tâm đó là phương pháp trả lương theo 3P.
Trong đó các yếu tố chính được dùng trong phương pháp trả lương theo 3P được dùng:

1. Position – Thông qua đánh giá giá trị công việc (job evaluation)
2. Person – Thông qua đánh giá nhân viên (Person evaluation)
3. Performance – Thông qua đánh giá hiệu quả hoàn thành công việc

Vậy làm thế nào để xác định được 3P trên?

“P” thứ nhất chính là việc xác định giá trị (chấm điểm chức danh) công việc. Để làm được việc này đòi hỏi những người làmnhân sựcần có kỹ thuật xây dựng, và công cụ đi kèm như hệ thống bảng hỏi chấm điểm chức danh, hệ thống thang chấm điểm, tháng bậc Lương tham khảo, kinh nghiệm xây dựng thang bảng Lương…….Mà gần như không có trường lớp nàođào tạobài bản, cung cấp cho chũng ta các hệ thống mẫu biểu trên để tiến hành xây dựng

Phương pháp xác định “P thứ hai”
Ta đã biết muốn trả lương phù hợp cho nhân viên thì ta phải biết được nhân viên đó có khả năng gì, đâu là điểm yếu. Từ đó không những có căn cứ để trả Lương một cách hợp lý mà còn là căn cứ để đào tạo phát triển nhân viên
Để đánh giá năng lưc nhân viên thì các bước triển khai ra sao?

Bước 1: Điều tra và khảo sát thực trạng hệ thống và phân tích xu hướng phát triển thực trang của Doanh nghiệp
Đây là bước rất quan trọng nó cho phép ta rà soát kiểm tra được thực trạng của công ty, cảm nhận của cán bộ nhân viên. Đồng thời cho phép ta định hình hiệu quả hệ thống làm căn cứ cho việc xây dựng các tiêu chí, tiêu chuẩn đánh gái năng lực nhân viên.

Để thực hiện bước này cần phải chuẩn bị:
- Các công cụ điều tra như Bảng hỏi khảo sát, bảng hỏi phỏng vấn
- Kế hoahcj triển khai công việc
- Sự hỗ trợ của ban lãnh đạo

Bước 2: Xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá năng lực nhân viên, các mẫu biểu đánh giá đi kèm:

- Xác định tiêu chí đánh giá năng lực
- Định nghĩa và mô tả chi tiết các Tiêu chí năng lực
2.1 Xác định tiêu chí đánh giá năng lực
a. Thông thường một số đơn vị phân ra các tiêu chuẩn đánh giá nhân viên và lãnh đạo
b. Xây dựng vì có nhiều cách chia ra các nhóm năng lực
I. Chia ra làm 03 nhóm năng lực theo ASK:
Nhóm 1: Năng lực về kiến thức
Nhóm 2: Năng lực về kỹ năng
Nhóm 3: Năng lực về phẩm chất/Thái độ (Sáng tạo, khả năng quan sát, quản lý xung đột, làm chủ nguồn lực…..)
II. Như vậy đối với mỗi một vị trí cụ thể sẽ lấy trong mỗi nhóm năng lực khoảng 03-05 năng lực cần cho vị trí đó để làm căn cứ đánh giá nhân sự.
2.2 Định nghĩa và mô tả chi tiết Tiêu chí năng lực (đây có thể coi là giai đoạn quan trọng nhất)

Các bước cơ bản:
1. Xác định danh mục năng lực thông qua bản hỏi, bản mô tả công việc và cái quan trọng nhất là kinh nghiệm của người làm
2. Định nghĩa và mô tả chi tiết năng lực: Mỗi năng lực sẽ chia ra định nghĩa các cấp độ 03-05 cấp độ
3. Bước tiếp theo sau khi có sản phẩm từ các cán bộ quản lý, lãnh đạo và đội ngũ chuyên gia trong và ngoài doanh nghiệp ta sẽ phải điều chỉnh lại cho phù hợp
4. Bước cuối cùng là gửi cho lãnh đạo góp ý và chỉnh sửa cho phù hợp với mục đích quản lý của từng lãnh đạo.

Một số lưu ý cá nhân:

Bước 3: Đánh giá mức độ đáp ứng của cán bộ với các cấp độ.
3.1 Đánh giá mức độ đòi hỏi của vị trí công việc:
Việc đánh giá này không quá khó, ta chỉ cần căn cứ quan trọng là phải sử dụng hệ thống bản mô tả công việc, vị trí công việc yêu cầu làm những ciệc gì thì sẽ có yêu cầu năng lực kèm theo
3.2 Đánh giá mức độ đáp ứng với vị trí công việc
- Việc đánh giá mức độ đáp ứng của cán bộ đối với yếu cầu của công việc là công việc đòi hỏi sự đánh giá phải công bằng, tuân thủ chặt chẽ với các tiêu chí đã đề ra
- Có thể sử dụng hình thức thành lập hội đồng đánh giá và đánh giá qua khách hàng. Sauk hi đnáh giá có thể sửu dụng một số công cụ phân tích để có thể nhìn trực quan hơn về năng lực của nhân viên

Kỷ yếu Ngày nhân sựu Việt Nam
Phạm Vương
phòng nhân sự, ĐH Kinh tế, ĐHQG